Uw-boekhouder.nl

Bij het opzetten van een administratie is orde en discipline belangrijk.

Uw-boekhouder.nl  zegt hierover….

BELANG ADMINISTRATIE.

U wilt beginnen of bent misschien onlangs begonnen met een onderneming en heeft u al wat opdrachten uitgevoerd. Misschien hebt u zelf al enkele voorzichtige stappen gezet om een administratie op te zetten. Hoe dan ook: er zijn spelregels in het leven van een ondernemer. Wettelijke vereisten waar de onderneming, de administratie, de facturatie, de bewaarplicht en zo voort aan moet voldoen. Wees eerlijk: ondernemen is leuk, maar boekhouden wordt te vaak als noodzakelijk kwaad beschouwd.

De boekhouding is een geordende weergave van de inkomsten en uitgaven. De gegevens in je boekhouding vormen de basis voor de belastingaangiften. Is de administratie niet op orde in binnen redelijke termijn niet te controleren, of heb je de bewaarplicht geschonden, kan dat aanleiding voor de belastingdienst zijn tot het opleggen van forse boetes. Ook zal de belastingdienst een inschatting maken van de gemaakte winst en op basis van deze schatting aanslagen opleggen.

Een ander belang van een correcte administratie is dat het de ondernemer inzicht geeft in het bedrijf, omzet, kosten en de winst.

 

DISCIPLINE, ORDE EN VINDBAARHEID.

Opgeruimd in twee minuten….

Zorg dat u één vaste plek hebt waar u al uw zakelijke administratie verzamelt. Archiveer inkomende facturen, de ontvangen (kassa) bonnetjes en de eventueel ontvangen bankafschriften direct in een ordner “boekhouding”. Dit kost u hooguit 2 minuten.

Lukt u dat niet. Dat is jammer. Latere verwerking kost meestal meer tijd. U moet het opnieuw oppakken en opnieuw lezen en sorteren.

Maak enveloppen leeg en leg administratieve stukken in een A4 brievenbakje als u ze niet direct kunt verwerken. Zorg dat u regelmatig, bij voorkeur op een vast moment in de week deze stukken verwerkt.

Terugvinden in één minuut…

Het vraagt enige discipline maar u hebt de administratie op orde en kunt stukken eenvoudig terugvinden en vormt een goede basis van uw administratie. Door gebruik te maken van ordners met tabs kost het nauwelijks tijd om documenten terug te vinden.

 

ZELF DOEN OF UITBESTEDEN?

Het is prettig om als ondernemer zelf het overzicht te houden, hierdoor ben je in staat om snel te reageren op actuele ontwikkelingen. Toch is zelf doen niet altijd slim. Het ligt ten eerste aan de bedrijfsgrootte. De hoeveelheid uitgaande facturen en inkomende facturen. Een klusbedrijf dat veel materialen moet inkopen en op veel verschillende adressen werkt heeft een ingewikkelder administratie dan een coach of boekhouder waar het hoofdzakelijk uitgaande facturen betreft. Voor zo’n klusbedrijf kan het inhuren van een boekhouder lonen,  zodat hij je tijd volledig kunt besteden aan je corebusiness. Een boekhouder kent alle in-en-outs van belastingen, aftrekmogelijkheden enz. Zo voorkomt u dat besparingen aan de ene kant geld kosten aan de andere kant. Dit is een sterk argument om juist voor een boekhouder te kiezen.

administratie

HOE ZET JE DE ADMINISTRATIE OP?

Uitgangpunten voor een goede administratie…

–     Houdt uw zakelijke financiële zaken gescheiden van uw privé financiën. Dat maakt het eenvoudiger en inzichtelijker en u bespaart veel tijd, van u zelf of van uw boekhouder en dus kosten.

–     Open voor uw bedrijf een aparte bankrekening die u niet gebruikt voor uw privébestedingen; betaal uitgaven voor de zaak alleen via die rekening.

–     Betaal zo min mogelijk contant: vraag bij leveranciers of u op rekening kunt kopen; als dat niet kan is pinnen een mogelijkheid.

–     Vraag bonnetjes van zakelijke uitgaven en bewaar deze op een vaste plek. Plak ze op een vel A4 en noteer waarvoor het is en hoe u heeft betaald (als dit er niet op staat); en splits ze regelmatig uit naar kas of bank/giro. Maak van thermische bonnetjes een kopie.

 

WAT OMVAT DE ADMINISTRATIE?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm horen bij uw administratie;
– Kasadministratie
– Verkoopfacturen
– Kassabonnen
– Kladaantekeningen
– Pakbonnen en Inkoopfacturen
– Voorraadtellingen
– Financiële notities, Offertes en Berekeningen
– Controle-berekeningen en Herberekeningen
– Agenda’s en Afsprakenboeken (ook digitale agenda’s)
– Databestanden
– Correspondentie
 
Er geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Berg uw administrativegegevens goed op. De Belastingdienst kan deze gegevens willen inzien.
Gegevens over onroerende zaken moet je tien jaar bewaren